CHÍNH SÁCH CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
(Áp dụng cho Dịch vụ Hóa đơn điện tử – mô hình SaaS)
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng đối với:
- Phí khởi tạo dịch vụ hóa đơn điện tử
- Phí mua gói số lượng hóa đơn
- Phí duy trì/nâng cấp dịch vụ
- Phí tích hợp API, kết nối hệ thống khác (nếu có)
- Phí thiết bị chữ ký số hoặc HSM (nếu cung cấp)
I. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
2. Thanh toán chuyển khoản ngân hàng
Khách hàng thực hiện chuyển khoản theo thông tin tài khoản do Nhà cung cấp công bố trên:
- Website chính thức
- Báo giá
- Hợp đồng dịch vụ
Nội dung chuyển khoản cần ghi rõ:
Tên doanh nghiệp / Mã số thuế / Số điện thoại / Mã khách hàng
Dịch vụ sẽ được kích hoạt hoặc cộng gói hóa đơn sau khi hệ thống xác nhận tiền vào tài khoản.
3. Thanh toán qua cổng thanh toán điện tử
Hệ thống có thể tích hợp các phương thức thanh toán trực tuyến, bao gồm:
- Thẻ ATM nội địa
- Thẻ quốc tế (Visa/MasterCard…)
- Internet Banking
- Ví điện tử
- Thanh toán QR Code
Giao dịch được xác nhận khi:
- Cổng thanh toán trả về trạng thái “thành công”
- Hệ thống ghi nhận mã giao dịch hợp lệ
Nhà cung cấp không lưu trữ thông tin thẻ của khách hàng.
4. Thanh toán tiền mặt
Áp dụng trong trường hợp:
- Thanh toán trực tiếp tại văn phòng/chi nhánh
- Thanh toán qua nhân viên kinh doanh được ủy quyền
Khách hàng sẽ được cấp chứng từ thu hợp lệ theo quy định tài chính – kế toán.
5. Thanh toán qua đại lý/đối tác phân phối
Nếu khách hàng đăng ký dịch vụ thông qua:
- Đại lý ủy quyền
- Đối tác triển khai
- Nhà phân phối khu vực
Việc thanh toán thực hiện theo thỏa thuận giữa khách hàng và đại lý.
Nhà cung cấp hệ thống không chịu trách nhiệm đối với tranh chấp tài chính giữa khách hàng và đại lý ngoài phạm vi hợp đồng ủy quyền.
II. THỜI ĐIỂM GHI NHẬN THANH TOÁN
6. Ghi nhận thanh toán
Thanh toán được coi là hoàn tất khi:
- Tiền đã được ghi nhận vào tài khoản của Nhà cung cấp; hoặc
- Cổng thanh toán xác nhận giao dịch thành công; hoặc
- Chứng từ thu hợp lệ đã được phát hành (đối với tiền mặt).
Sau khi ghi nhận thanh toán, hệ thống sẽ:
- Cộng số lượng hóa đơn tương ứng; hoặc
- Gia hạn thời gian sử dụng dịch vụ; hoặc
- Kích hoạt gói dịch vụ đã đăng ký.
III. THANH TOÁN THEO HỢP ĐỒNG DOANH NGHIỆP (B2B)
7. Thanh toán theo kỳ
Đối với khách hàng doanh nghiệp ký hợp đồng:
- Có thể áp dụng thanh toán theo kỳ (30/60/90 ngày).
- Hạn mức tín dụng (nếu có) được quy định trong hợp đồng.
Trường hợp quá hạn thanh toán, Nhà cung cấp có quyền:
- Tạm ngưng quyền sử dụng dịch vụ
- Tạm ngưng phát hành hóa đơn mới
- Tính lãi chậm thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng
IV. HÓA ĐƠN VÀ CHỨNG TỪ
8. Xuất hóa đơn dịch vụ
Nhà cung cấp sẽ phát hành hóa đơn điện tử cho phí dịch vụ theo:
- Thông tin pháp lý do khách hàng cung cấp
- Quy định của pháp luật thuế hiện hành
Khách hàng có trách nhiệm cung cấp chính xác:
- Tên doanh nghiệp
- Mã số thuế
- Địa chỉ
- Email nhận hóa đơn
Mọi yêu cầu điều chỉnh hóa đơn thực hiện theo quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.
V. HOÀN TIỀN VÀ ĐIỀU CHỈNH
9. Chính sách hoàn tiền
Việc hoàn tiền chỉ áp dụng trong các trường hợp:
- Thanh toán trùng lặp
- Thanh toán sai số tiền do lỗi hệ thống
- Cung cấp nhầm gói dịch vụ
Không áp dụng hoàn tiền đối với:
- Số lượng hóa đơn đã sử dụng
- Gói dịch vụ đã được kích hoạt và sử dụng hợp lệ
Thời gian xử lý hoàn tiền: theo quy trình đối soát với ngân hàng/cổng thanh toán.
VI. BẢO MẬT THANH TOÁN
10. An toàn giao dịch
- Giao dịch trực tuyến được mã hóa theo tiêu chuẩn SSL/TLS.
- Thông tin thanh toán được xử lý qua đối tác đạt tiêu chuẩn bảo mật phù hợp.
- Hệ thống chỉ lưu mã giao dịch và trạng thái thanh toán phục vụ đối soát.
- Khách hàng có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản và phương thức thanh toán của mình.
VII. GIỚI HẠN TRÁCH NHIỆM
Nhà cung cấp không chịu trách nhiệm đối với:
- Lỗi phát sinh từ phía ngân hàng hoặc cổng thanh toán
- Khách hàng nhập sai thông tin chuyển khoản
- Giao dịch bị treo do sự cố ngoài phạm vi kiểm soát kỹ thuật
Ngày chỉnh sửa cuối cùng: 04/03/2025