CHÍNH SÁCH VẬN CHUYỂN VÀ GIAO NHẬN
(Áp dụng cho Dịch vụ Hóa đơn điện tử – mô hình SaaS)
Lưu ý: Đối với hệ thống hóa đơn điện tử, “vận chuyển và giao nhận” không phải giao hàng vật lý thông thường, mà bao gồm:
- Bàn giao dịch vụ phần mềm (kích hoạt tài khoản)
- Bàn giao gói hóa đơn đã mua
- Giao nhận thiết bị liên quan (USB Token, HSM, nếu có)
- Truyền nhận dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế và người mua
I. GIAO NHẬN DỊCH VỤ PHẦN MỀM
1. Hình thức cung cấp dịch vụ
Dịch vụ hóa đơn điện tử được cung cấp theo mô hình phần mềm điện toán đám mây (Cloud-based SaaS).
Sau khi khách hàng:
- Hoàn tất đăng ký
- Cung cấp thông tin pháp lý hợp lệ
- Thanh toán phí dịch vụ (nếu có)
Hệ thống sẽ:
- Tạo và kích hoạt tài khoản sử dụng
- Cấp quyền truy cập theo gói dịch vụ đã đăng ký
- Gửi thông tin đăng nhập qua email/SMS
Thời gian kích hoạt: Tối đa 24 giờ làm việc kể từ khi xác nhận thanh toán và hồ sơ hợp lệ.
2. Bàn giao và nghiệm thu dịch vụ
Việc bàn giao dịch vụ được xác nhận khi:
- Khách hàng đăng nhập thành công vào hệ thống
- Gói hóa đơn được ghi nhận trên tài khoản
- Hệ thống sẵn sàng lập và phát hành hóa đơn
Khách hàng có trách nhiệm kiểm tra và thông báo lỗi (nếu có) trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi kích hoạt.
II. GIAO NHẬN GÓI HÓA ĐƠN
3. Cấp phát số lượng hóa đơn
Sau khi thanh toán thành công, hệ thống sẽ:
- Cộng số lượng hóa đơn vào tài khoản khách hàng
- Ghi nhận thời hạn sử dụng (nếu áp dụng)
Việc “giao nhận” gói hóa đơn được xác nhận khi số lượng hiển thị trên hệ thống trùng khớp với gói đã mua.
4. Điều chỉnh sai sót
Trường hợp:
- Cộng sai số lượng hóa đơn
- Ghi nhận sai gói dịch vụ
Khách hàng cần thông báo trong vòng 07 ngày kể từ ngày thanh toán để được điều chỉnh.
III. GIAO NHẬN THIẾT BỊ LIÊN QUAN (NẾU CÓ)
5. Thiết bị áp dụng
Có thể bao gồm:
- USB Token chữ ký số
- Thiết bị HSM (Hardware Security Module)
- Thiết bị ký số từ xa (nếu cung cấp vật lý)
6. Phạm vi và thời gian giao hàng
- Phạm vi: Toàn quốc
- Nội thành: 1–3 ngày làm việc
- Ngoại tỉnh: 3–7 ngày làm việc
Thời gian có thể thay đổi do yếu tố khách quan (thời tiết, lễ Tết, đơn vị vận chuyển).
7. Kiểm tra khi nhận thiết bị
Khách hàng có trách nhiệm:
- Kiểm tra tình trạng niêm phong
- Kiểm tra đúng loại thiết bị
- Ký xác nhận bàn giao
Rủi ro về mất mát/hư hỏng do vận chuyển thuộc trách nhiệm đơn vị vận chuyển cho đến khi khách hàng ký nhận.
IV. TRUYỀN NHẬN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
8. Gửi hóa đơn đến người mua
Sau khi hóa đơn được ký số hợp lệ:
- Hệ thống gửi hóa đơn qua email hoặc đường link tra cứu
- Thời điểm gửi được ghi nhận trong log hệ thống
Nhà cung cấp không chịu trách nhiệm nếu:
- Email người mua không chính xác
- Người mua từ chối nhận email
- Hệ thống email bên thứ ba gặp sự cố
9. Truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế
Hệ thống hỗ trợ:
- Kết nối API với cơ quan thuế
- Truyền dữ liệu hóa đơn theo chuẩn XML
- Nhận phản hồi chấp nhận/không chấp nhận
Việc “giao nhận” dữ liệu được xác nhận khi hệ thống nhận phản hồi từ cơ quan thuế.
Nhà cung cấp không chịu trách nhiệm trong trường hợp:
- Hệ thống cơ quan thuế gián đoạn
- Sai sót nội dung hóa đơn do khách hàng nhập liệu
- Lỗi từ chữ ký số của khách hàng
V. GIỚI HẠN TRÁCH NHIỆM VỀ VẬN CHUYỂN VÀ GIAO NHẬN
Nhà cung cấp không chịu trách nhiệm đối với:
- Tranh chấp giữa khách hàng và người mua liên quan đến nội dung hóa đơn
- Chậm trễ do sự kiện bất khả kháng
- Lỗi từ nhà cung cấp chữ ký số hoặc đơn vị vận chuyển bên thứ ba
VI. TRƯỜNG HỢP TẠM NGƯNG HOẶC GIÁN ĐOẠN
Việc truyền nhận hóa đơn có thể bị gián đoạn trong các trường hợp:
- Bảo trì hệ thống (đã thông báo trước)
- Sự cố hạ tầng mạng
- Sự cố từ cơ quan thuế
Nhà cung cấp sẽ nỗ lực khắc phục trong thời gian sớm nhất theo cam kết SLA.
Ngày chỉnh sửa cuối cùng: 04/03/2025